個人情報保護法施行に伴う本会の基本方針
武蔵工業会理事長
関 博
平成17年4月から施行された「個人情報保護法」の制定により、武蔵工業大学（現東京都市大学）同窓会武蔵工業会（以下「武蔵工業会」という。）は、下記のとおり武蔵工業大学（現東京都市大学）同窓会武蔵工業会会員（以下「会員」という。）の個人情報保護に関する基本方針」（以下「基本方針」という。）を定め、武蔵工業会の活動を継続してまいります。会員の皆様は、この基本方針を熟知され、ご意見あるいは開示を望まれない「公開不可」の事項がある場合には、武蔵工業会に申し出をして下さい。
なお、特に申し出がない場合については「公開可」として対応させていただきます。
武蔵工業会会員の個人情報保護に関する基本方針
平成16年度第10回常務理事会にて決定
１．会員データの収集と「会員原簿」の管理
会員の個人情報は、大学から提供される卒業生データ、卒業時点の新会員調査カードならびに卒業後に定期的に実施する会員情報調査をもとに「会員原簿」に登録し、「会員原簿」は、武蔵工業会の本部として責任をもって管理し、事務局で厳重に保管する。
「会員原簿」に登録のデータのうち、公開する項目は、「氏名」「卒業年」「卒業学部、学科」「自宅住所」「自宅電話番号」「勤務先名」に限定する。
２．「会員原簿」の使用目的
同窓会活動すなわち、会報の送付、会費納入依頼、武蔵工業会の本部行事ならびに支部行事の案内、その他の同窓会ならびに会員交流会の案内、在学生の就職支援などに使用する。
３．情報開示の可否
第三者への「開示可否」は、会員の意志に沿って管理する。
① 「公開不可」の取り扱いは、住所変更などの手続きに準じ、会員からその旨を記載した武蔵工業会事務局長宛の書面（郵送、FAX、電子メールのいずれか）を事務局が受けて対処する。
②届け出の無い場合は、「公開可」として取扱う。
４．情報提供依頼と回答
①会員からの情報提供依頼は、書面（郵送、FAX、電子メールのいずれか）による武蔵工業会理事長宛の申請を事務局が受け、事務局は、被照会者の同意を確認した上で回答する。
②会員外からの照会については、対応しない。ただし、例外として、就職に係わる求人先からの「会員の卒業情報など」の問い合わせの場合は、被照会者の「氏名」「卒業年」「卒業学部、学科」が明示された場合に限り、「会員登録の有」「会員登録の無」の何れかのみを回答する。
５．支部、学科OB会などへの情報提供
所定の手続きにより、武蔵工業会各支部、各学科 OB会、各研究室OB会、各学年OB会、その他の同窓会など、会員の交流活動に必要と認められる場合は、「公開可」の会員のみの情報を提供する。
６．就職活動支援の情報提供
在学生で就職活動をしている者に対しては、武蔵工業会事務局内にて所定の手続きの上、「会員情報（就職活動用編）」を閲覧させ、就職活動を支援する。この「会員情報（就職活動用編）」では、「公開可」とする会員の「勤務先」のほか「自宅住所」「自宅電話番号」の情報を開示し、武蔵工業会の事務局で、学生に対し、会員が可能とする範囲において、就職活動の相談をするよう指導する。
７．情報提供の不受理
会報、武蔵工業会からの案内などの提供を望まない会員については、住所変更などの手続きに準じて、会員からその旨を記載した武蔵工業会事務局長宛の書面（郵送、FAX、電子メールのいずれか）を事務局が受けて対処する。
８．情報提供申請者の本人確認
武蔵工業会事務局は、申請者が本人であることの確認を行う。
９． 「会員名簿」の頒布サービス
平成17年3月31日をもって終了とする。
１０．「会員名簿」の閲覧サービス
平成17年3月31日をもって終了とする。
上記の他、例外事項、疑義事項が生じた場合には、武蔵工業会関係者ならびに専門識者が協議の上、対応することとし、必要事項は会員に追加情報として通知する。
